Zwolnienie dyscyplinarne pracownika – kiedy jest bezpieczne dla pracodawcy?
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, potocznie nazywane zwolnieniem dyscyplinarnym, jest jednym z najbardziej stanowczych instrumentów pozostających do dyspozycji pracodawcy. Prowadzi bowiem do natychmiastowego zakończenia stosunku pracy – bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Jednocześnie jest to rozwiązanie obarczone istotnym ryzykiem procesowym.
W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca jest przekonany o naganności zachowania pracownika, dysponuje dowodami potwierdzającymi określone zdarzenie, a mimo to przegrywa późniejszy proces przed sądem pracy. Przyczyną może być zarówno niewłaściwa ocena stopnia naruszenia obowiązków pracowniczych, jak i błędy popełnione przy samym rozwiązywaniu umowy.
Dlatego przed zastosowaniem art. 52 Kodeksu pracy warto odpowiedzieć nie tylko na pytanie: „czy pracownik zrobił coś niewłaściwego?”, ale przede wszystkim: „czy jego zachowanie rzeczywiście spełnia przesłanki rozwiązania umowy bez wypowiedzenia?”
Kiedy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie?
Kodeks pracy przewiduje zamknięty katalog przypadków, w których pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Są to:
- ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,
- popełnienie przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku – jeżeli przestępstwo jest oczywiste albo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
- zawiniona przez pracownika utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
W praktyce zdecydowanie najwięcej wątpliwości wywołuje pierwsza z tych przesłanek, czyli ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Nie każde bowiem naruszenie obowiązków przez pracownika jest wystarczające do zastosowania „dyscyplinarki”.
Nie każdy błąd pracownika uzasadnia art. 52 Kodeksu pracy
To jedna z najważniejszych kwestii, o której powinien pamiętać pracodawca.
Pracownik może popełnić błąd, naruszyć procedurę, nie wykonać prawidłowo polecenia albo dopuścić się zaniedbania, a mimo tego rozwiązanie z nim umowy bez wypowiedzenia może okazać się nieuzasadnione.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że dla zakwalifikowania zachowania pracownika jako ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych należy badać trzy zasadnicze elementy:
- naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego,
- winę umyślną albo rażące niedbalstwo,
- naruszenie albo co najmniej zagrożenie interesów pracodawcy.
W konsekwencji sama obiektywna nieprawidłowość w zachowaniu pracownika nie przesądza jeszcze o możliwości zastosowania art. 52 k.p.
Pracodawca powinien więc ustalić nie tylko co się wydarzyło, lecz również dlaczego pracownik zachował się w określony sposób, jaki był stopień jego winy oraz jakie znaczenie jego zachowanie miało dla interesów zakładu pracy.
Co istotne, nawet wobec osób zajmujących stanowiska kierownicze – od których można wymagać większej staranności – nie każde uchybienie automatycznie stanowi ciężkie naruszenie obowiązków. Sąd Najwyższy podkreśla konieczność uwzględniania wszystkich okoliczności konkretnej sprawy.
Jakie zachowania mogą uzasadniać zwolnienie dyscyplinarne?
Nie istnieje uniwersalna lista zachowań, które w każdym przypadku pozwalają bezpiecznie zastosować art. 52 k.p.
W zależności od okoliczności mogą to być przykładowo:
- kradzież lub przywłaszczenie mienia pracodawcy,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo spożywanie alkoholu w pracy,
- świadoma i bezzasadna odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia służbowego,
- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy,
- poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa,
- ujawnienie informacji poufnych lub tajemnicy przedsiębiorstwa,
- świadome działanie na szkodę pracodawcy,
- niektóre przypadki działalności konkurencyjnej.
Nie oznacza to jednak, że wystąpienie któregokolwiek z powyższych zachowań automatycznie uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne.
Przykładowo jednodniowa nieobecność w pracy może mieć zupełnie inne znaczenie, jeżeli pracownik świadomie porzucił swoje obowiązki, a inne – jeżeli znalazł się w nagłej sytuacji życiowej i z obiektywnych przyczyn nie był w stanie poinformować pracodawcy.
Właśnie dlatego przed wręczeniem oświadczenia należy odtworzyć pełny kontekst zdarzenia.
A co z pracownikiem przebywającym na L4?
Samo przebywanie pracownika na zwolnieniu lekarskim nie wyłącza możliwości rozwiązania umowy na podstawie art. 52 k.p.
Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie.
Czym innym jest możliwość zakwestionowania prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego na gruncie przepisów dotyczących świadczeń chorobowych, a czym innym ustalenie, czy zachowanie pracownika było jednocześnie ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków wobec pracodawcy.
Nie każde zachowanie skutkujące konsekwencjami w zakresie świadczeń chorobowych będzie zatem automatycznie wystarczające do zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego.
W tym zakresie szczególnie istotna jest ocena konkretnego zachowania pracownika, jego wpływu na rekonwalescencję oraz interes pracodawcy.
Pracodawca ma tylko miesiąc
Jednym z najczęściej pomijanych elementów procedury jest termin.
Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.
Nie zawsze będzie to jednak dzień, w którym wydarzyło się samo zdarzenie.
W praktyce spór może dotyczyć tego, kiedy osoba uprawniona po stronie pracodawcy uzyskała dostatecznie wiarygodne informacje pozwalające na ocenę zachowania pracownika. Sąd Najwyższy analizuje tę kwestię właśnie w kontekście tego, kto po stronie pracodawcy posiadał odpowiednią wiedzę i był uprawniony do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy.
Dlatego przy prowadzeniu postępowania wyjaśniającego warto dokumentować również daty uzyskiwania kolejnych informacji.
Przyczyna zwolnienia musi być konkretna
Szczególnego znaczenia nabiera treść samego oświadczenia o rozwiązaniu umowy.
Nie wystarczy posłużyć się ogólnym sformułowaniem:
„ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych”.
Pracownik powinien wiedzieć, jakie konkretnie zachowanie pracodawca mu zarzuca.
Dlatego należy wskazać zdarzenie będące podstawą decyzji w sposób pozwalający pracownikowi zidentyfikować stawiany mu zarzut.
To niezwykle istotne również z perspektywy późniejszego procesu.
Nie warto zakładać, że nieprecyzyjne oświadczenie będzie można później „naprawić” poprzez przedstawienie przed sądem kolejnych okoliczności obciążających pracownika. Konstrukcja oświadczenia o rozwiązaniu umowy powinna zostać dobrze przemyślana przed jego doręczeniem.
Najpierw dowody, później decyzja
Z punktu widzenia bezpieczeństwa pracodawcy kolejność powinna być właśnie taka.
Jeżeli istnieje podejrzenie poważnego naruszenia obowiązków, warto w pierwszej kolejności zabezpieczyć dostępne materiały.
W zależności od rodzaju sprawy mogą to być wiadomości e-mail, korespondencja służbowa, dokumenty, zapisy systemowe, dokumentacja dotycząca czasu pracy, notatki służbowe czy informacje pochodzące od świadków.
Jeżeli sprawa jest niejednoznaczna, zasadne może być również odebranie od pracownika wyjaśnień.
Przepisy nie ustanawiają generalnego obowiązku przeprowadzenia swoistego „przesłuchania” pracownika przed zastosowaniem art. 52 k.p. Z praktycznego punktu widzenia może ono jednak uchronić pracodawcę przed pochopną decyzją.
Czasem jedno wyjaśnienie pracownika całkowicie zmienia bowiem ocenę sytuacji.
Uwaga na praktyki tolerowane przez pracodawcę
Szczególnie interesujący problem pojawia się wówczas, gdy określone zachowanie formalnie narusza obowiązujące w zakładzie zasady, ale w rzeczywistości od dłuższego czasu jest tolerowane przez pracodawcę.
W jednym z nowszych orzeczeń Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że jeżeli pracodawca toleruje określoną praktykę, mimo jej formalnego zakazu, działanie pracownika w ramach tej praktyki może nie pozwalać na zakwalifikowanie zachowania jako ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.
Ma to bardzo praktyczne znaczenie.
Przed zastosowaniem dyscyplinarki warto więc sprawdzić, czy pracownik rzeczywiście dopuścił się zachowania wyjątkowego, czy też został ukarany za praktykę, która wcześniej funkcjonowała w przedsiębiorstwie za wiedzą przełożonych.
Formalności również mają znaczenie
Nawet merytorycznie uzasadniona decyzja może zostać zakwestionowana, jeżeli pracodawca nie dochowa wymaganej procedury.
Oświadczenie powinno zostać sporządzone na piśmie, zawierać konkretną przyczynę rozwiązania stosunku pracy oraz właściwe pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania.
Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed podjęciem decyzji pracodawca powinien również przeprowadzić wymaganą konsultację. Organizacja związkowa ma na przedstawienie swojej opinii nie więcej niż trzy dni.
Trzeba również właściwie zaplanować sposób doręczenia oświadczenia, zwłaszcza gdy pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy.
Czy warto zaproponować porozumienie stron?
Nie każda poważna sytuacja konfliktowa musi zakończyć się zastosowaniem art. 52 k.p.
Jeżeli materiał dowodowy nie jest jednoznaczny albo kwalifikacja zachowania pracownika może budzić wątpliwości, pracodawca powinien rozważyć również inne sposoby zakończenia stosunku pracy.
Jednym z nich może być porozumienie stron.
Dla pracodawcy jego zaletą jest przede wszystkim ograniczenie ryzyka wielomiesięcznego lub nawet wieloletniego sporu przed sądem pracy. Dla pracownika znaczenie może mieć sposób rozwiązania stosunku pracy wskazywany następnie w świadectwie pracy.
Oczywiście propozycja porozumienia nie powinna być wykorzystywana jako forma bezprawnego nacisku. Może jednak stanowić racjonalny sposób zakończenia konfliktu, gdy obie strony nie widzą możliwości dalszej współpracy.
Co się stanie, jeżeli pracodawca się pomyli?
Pracownik może zakwestionować rozwiązanie umowy przed sądem pracy.
Jeżeli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia nastąpiło z naruszeniem przepisów, pracownik może – stosownie do okoliczności sprawy – dochodzić przywrócenia do pracy albo odszkodowania.
Dla pracodawcy spór oznacza jednak nie tylko potencjalne konsekwencje finansowe. To również konieczność prowadzenia postępowania, angażowania świadków, przedstawiania dokumentacji i wykazywania zasadności decyzji podjętej często wiele miesięcy wcześniej.
Dlatego bezpieczeństwo zwolnienia dyscyplinarnego w dużej mierze buduje się jeszcze przed wręczeniem pracownikowi oświadczenia.
Zwolnienie dyscyplinarne – checklista pracodawcy
Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:
- Jaki konkretnie podstawowy obowiązek pracownik naruszył?
- Czy dysponuję dowodem tego naruszenia?
- Czy zachowanie było umyślne albo stanowiło rażące niedbalstwo?
- Czy doszło do naruszenia albo realnego zagrożenia interesów pracodawcy?
- Czy znam wyjaśnienia pracownika i cały kontekst zdarzenia?
- Czy podobne zachowania innych pracowników nie były wcześniej tolerowane?
- Kiedy pracodawca uzyskał wiarygodną informację o zdarzeniu i czy miesięczny termin nadal biegnie?
- Czy prawidłowo przeprowadzono ewentualną konsultację związkową?
- Czy przyczyna wskazana w przygotowanym oświadczeniu jest konkretna i możliwa do udowodnienia?
- Czy zgromadzone dziś dowody pozwolą wykazać tę przyczynę przed sądem za rok lub dwa?
Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań budzi poważne wątpliwości, warto ponownie przeanalizować zasadność zastosowania art. 52 Kodeksu pracy.
Kiedy zwolnienie dyscyplinarne jest bezpieczne dla pracodawcy?
Nie istnieje zwolnienie dyscyplinarne całkowicie pozbawione ryzyka procesowego.
Można jednak to ryzyko istotnie ograniczyć.
Najbezpieczniejsza sytuacja występuje wówczas, gdy pracodawca dysponuje konkretną i możliwą do udowodnienia przyczyną, zachowanie pracownika można zakwalifikować jako ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku, można mu przypisać odpowiedni stopień winy, a działanie lub zaniechanie naruszyło albo poważnie zagroziło interesom pracodawcy.
Do tego dochodzi prawidłowo przeprowadzona procedura, dochowanie miesięcznego terminu i właściwie skonstruowane oświadczenie.
W przypadku art. 52 k.p. szczególnie niebezpieczne są natomiast decyzje podejmowane pod wpływem emocji, natychmiast po konflikcie z pracownikiem i przed zgromadzeniem materiału dowodowego.
Z perspektywy późniejszego procesu lepiej poświęcić kilka dni na rzetelne ustalenie okoliczności niż przez kolejne miesiące przekonywać sąd, dlaczego nieprecyzyjnie sformułowana i pochopnie podjęta decyzja była jednak uzasadniona.
***
Nasza kancelaria świadczy pomoc prawną pracodawcom m.in. przy rozwiązywaniu umów o pracę, przygotowywaniu oświadczeń o rozwiązaniu stosunku pracy oraz w sporach przed sądami pracy.
Jeżeli rozważają Państwo rozwiązanie umowy z pracownikiem w trybie dyscyplinarnym, warto przeanalizować sprawę przed wręczeniem oświadczenia – kiedy możliwe jest jeszcze właściwe zabezpieczenie dowodów, dobór trybu rozwiązania stosunku pracy oraz ograniczenie ryzyka przyszłego procesu.